Mewnforio CTF

Mae’r erthygl yma’n esbonio sut i fewnforio Ffeil Drosglwyddo Gyffredin (CTF) er mwyn rheoli data myfyrwyr wrth iddynt symud o un ysgol i un newydd. Mae’n trafod y camau i lanlwytho’r ffeil, dewis meysydd i’w mewnforio, cysylltu myfyrwyr, datrys dyblygu, a chofrestru myfyrwyr newydd ar ôl mewnforio.

Fformat safonol ar gyfer anfon data myfyrwyr rhwng ysgolion yw Ffeil Drosglwyddo Gyffredin (CTF), ac mae’n cael ei ddefnyddio’n aml wrth i fyfyriwr symud o un ysgol i un newydd. Gellir defnyddio CTF i:

• Creu proffiliau newydd ar gyfer myfyrwyr
• Diweddaru gwybodaeth ar broffiliau myfyriwr cyfredol
   

Caniatâd

Bydd angen caniatâd Gweinydd Cyffredinol: Mewnforio Data i fewnforio data myfyrwyr yn dorfol, er enghraifft trwy CTF neu ATF.

Os nad oes gennych chi’r caniatâd yma, gallwch ofyn i weinyddwr eich ysgol ei aseinio i chi gan ddilyn y cyfarwyddiadau yma.
 

Mewnforio ffeil CTF

I fewnforio CTF a gweld trosolwg o’r CTFs a fewnforiwyd eisoes, ewch i Ysgol > Data > Mewnforio > Mewnforio CTF.

Ar y dudalen hon (â Mewnforio Pob Un ar y chwith), fe welwch drosolwg o’r ffeiliau CTF sydd wedi cael eu lanlwytho a/neu eu mewnforio i Arbor eisoes ar ffurf tabl. Fe welwch chi:

• Pryd cafodd y CTF ei lanlwytho i Arbor.
• Os cafodd y CTF ei fewnforio hefyd, fe welwch chi’r dyddiad a’r amser pan cafodd y myfyriwr diwethaf ei fewnforio. OS na chafodd unrhyw fyfyrwyr eu mewnforio o’r ffeil, bydd y gell yn wag.
• Yr ysgol neu’r sefydliad gwreiddiol a enwyd yn yr CTF
• Nifer y cofnodion myfyrwyr sy’n bresennol yn y CTF
• Manylion data’r myfyrwyr yn y CTF (enwau a Rhifau Disgybl Unigryw (RhUD) y myfyrwyr)

Trwy glicio ar unrhyw un o’r cofnodion a fewnforiwyd, bydd blwch llithro’n agor ar y dde, sgroliwch i waelod y blwch a chliciwch Mwy i weld rhagor o fanylion am y ffeil, y myfyrwyr a statws mewnforio pob cofnod myfyriwr.

I weld trosolwg o’r holl fyfyrwyr a fewnforiwyd neu a ddiweddarwyd trwy’r CTF o’r fan yma, cliciwch Myfyrwyr a Fewnforiwyd ar y chwith.
 

Cam 1 - Lanlwytho eich ffeil

Nawr fod gennych chi’r dudalen gywir i weld a rheoli CTFs a fewnforiwyd, gallwch symud ymlaen i lanlwytho eich ffeil. Bydd lanlwytho eich ffeil yn adio’r CTF at Arbor, ond ni fydd hyn yn gwneud unrhyw newidiadau i’r cofnod nac yn adio cofnod myfyriwr newydd am y tro. Gallwch ddileu ffeiliau wedi eu lanlwytho nad ydynt wedi cael eu mewnforio eto os oes camgymeriad wedi bod.
 

I lanlwytho eich ffeil o’r dudalen Ysgol > Data > Mewnforio > CTF:

• Cliciwch +Adio yng nghornel dde uchaf y tabl Mewnforio CTF i agor blwch llithro
• Cliciwch Pori wrth ymyl y blwch Ffeil CTF
• Ffeindiwch eich ffeil CTF a chlicio Agor

• Os yw’r CTF rydych chi’n ei fewnforio’n cynnwys myfyrwyr newydd, defnyddiwch y gwymplen Tymor derbyn diofyn i ddewis tymor derbyn. Os nad yw’r ffeil yn cynnwys myfyrwyr newydd, gallwch adael y blwch yn wag.

  Mae gosod Tymor Derbyn yn eich galluogi i fewnforio eich myfyrwyr newydd fel Ymgeiswyr fel y gellir rheoli eu cofrestriadau (yn y dyfodol) yn ganolog. Mae rhagor am hyn yma: Ymgeiswyr a derbyniadau - Adio, cofrestru ac anfon gohebiaeth

• Pan fyddwch chi’n fodlon ar eich dewisiadau, cliciwch y botwm Lanlwytho CTF gwyrdd

Pam ydw i’n gweld gwall wrth fewnforio CTF â myfyrwyr â RhUD coll?
 

Yn unol â Manyleb yr Adran Addysg ar CTFs, ni chewch fewnforio CTFs sy’n cynnwys myfyrwyr heb RhUD mwyach. Os bydd ffeil yn cynnwys myfyriwr heb RhUD, os ydyn nhw wedi dod o ysgol breifat neu o dramor er enghraifft, fe welwch chi’r neges gwall canlynol:

• Ni ellir mewnforio’r ffeil CTF naill ai am ei fod yn y fformat anghywir, neu’n cynnwys o leiaf un disgybl heb RhUD. Adolygwch y CTF er mwyn sicrhau ei fod yn cydymffurfio â manyleb yr Adran Addysg ar gyfer CTFs.

Os gwelwch chi’r gwall yma, ni chewch fewnforio’r ffeil CTF ar ei ffurf gyfredol. I ddatrys hyn, gallwch:

• Ofyn i’r person a anfonodd y CTF i ddiwygio’r CTF i gynnwys myfyrwyr â RhUD yn unig a’i anfon eto. Wedyn gallwch fewnforio’r CTF newydd gan ddilyn y broses yn y canllaw hwn, a chreu unrhyw fyfyrwyr nad oedd modd eu mewnforio â llaw trwy greu proffil neu eu hychwanegu fel ymgeiswyr (argymhellir gwneud hyn)
• Golygwch y ffeil CTF fel ei fod yn cynnwys myfyrwyr â RhUD yn unig, ac ychwanegwch y myfyrwyr sy’n weddill â llaw. Nid ydym yn argymell yr opsiwn yma am fod ffeiliau CTF XML yn anodd eu newid, a gall gwallau bach yn eich newidiadau achosi diffyg yn eich mewnforiad cyfan. Ni all Arbor gynghori ar sut i olygu CTF.
   

Cam 2 - Dewiswch pa feysydd i’w mewnforio

Bydd lanlwytho eich CTF i Arbor yn mynd â chi i Trosolwg Mewnforio’r CTF. Bydd tudalen y Trosolwg yn dangos pa gofnodion myfyrwyr sy’n gynwysedig yn y CTF, pa fyfyrwyr sydd wedi eu mewnforio eisoes, a beth yw statws mewnforio eich CTF.

Bydd gan CTFs nad ydynt wedi eu mewnforio eisoes statws Disgwyl Mewnforio. Mae CTFs lle mae rhai myfyrwyr, ond nid pob un, wedi cael eu mewnforio statws Rhai myfyrwyr wedi eu mewnforio a bydd CTFs sydd wedi eu mewnforio’n llwyr wedi eu marcio Pob Myfyriwr wedi ei fewnforio’n llwyddiannus.

Mae yna ddwy ffordd o deilwra pa feysydd o’r adrannau isod yn eich CTF a gaiff eu cynnwys wrth fewnforio, fesul myfyriwr unigol ac yn dorfol.

• Enw
• Dyddiad Geni
• Ieithoedd
• Anableddau
• Cyfeiriad
• Cyfeiriad E-bost y Myfyriwr
• Gwarcheidwaid
• AAA
• Presenoldeb
• Asesiadau
• Hanes o ran ysgolion
• Derbyn gofal
• Prydau Ysgol am Ddim
   

Gosodiadau mewnforio adrannau’n dorfol

I osod pa feysydd a gaiff eu mewnforio’n dorfol (e.e. pob myfyriwr):

• Cliciwch y botwm Gosod Adrannau Mewnforio Torfol yng nghornel uchaf y dudalen ar y dde.
• Tynnwch y ticiau wrth ymyl yr adrannau rydych am eu hepgor, a gadewch y ticiau wrth ymyl yr adrannau rydych chi am eu cynnwys (bydd tic wrth ymyl pob adran yn ddiofyn, hyd yn oed os ydych chi wedi gosod dewisiadau gwahanol o’r blaen)
• Cliciwch y botwm Gosod Adrannau Mewnforio gwyrdd i gadarnhau eich dewisiadau mewnforio.

Hyd yn oed os ydych chi’n bwriadu mewnforio cymaint o ddata â phosibl am fyfyriwr, mae’n bosibl y bydd yna sefyllfaoedd lle’r ydych am hepgor rhai adrannau ar gyfer yr holl fyfyrwyr. Er enghraifft, gallwch ddewis peidio â mewnforio cyfeiriadau e-bost myfyrwyr er mwyn atal y myfyrwyr rhag bod â’r un cyfeiriadau e-bost â’u gwarcheidwad.

Awgrymiadau: Ni fydd y dudalen hon yn dweud wrthych pa feysydd sy’n cael eu mewnforio (gan gynnwys beth yw’r RhUD pob myfyriwr), ond gallwch weld rhagor o fanylion am beth sy’n cael ei gynnwys mewn CTF yma: Beth sy’n cael ei gynnwys mewn CTF?

Os ydych chi’n mewnforio manylion o ran Prydau Ysgol am Ddim (FSM), gallwch weld sut mae hanes FSM o’r Ffeil Drosglwyddo Gyffredin (CTF) yn cael ei ychwanegu at gofnod y myfyriwr a beth sy’n digwydd os yw’n gorgyffwrdd â chyfnodau FSM blaenorol yma: Sut mae hanes o ran Prydau Ysgol am Ddim yn edrych wrth fewnforio CTF.
 

Gosod adrannau mewnforio fesul myfyriwr

Wrth glicio ar enw myfyriwr unigol yn adran Myfyrwyr y dudalen, gallwch ddewis pa rai i’w diweddaru yn unigol hefyd.

Rydyn ni’n argymell gwneud hyn ar ôl gosod eich adrannau mewnforio torfol yn unig. Mae hynny am fod gosod adrannau mewnforio yn dorfol yn disodli unrhyw adrannau a bennwyd ar gyfer unigolion. Mewn geiriau eraill, defnyddiwch yr opsiwn Torfol i bennu eich dewisiadau cyffredinol fel y maen nhw’n berthnasol i bob myfyriwr, a gwnewch unrhyw ddiwygiadau i gofnodion unigol wedyn.

I olygu’r adrannau mewnforio ar gyfer unigolyn:

• Dewiswch y myfyriwr
• Cliciwch ar y saeth Dewis Adrannau i’w Mewnforio ar y ddewislen i ehangu’r rhestr o adrannau (uwchben y botwm gwyrdd Mewnforio nawr)
• Trwy hofran dros eicon y marc cwestiwn wrth ymyl un o’r blychau ticio, cewch weld pa ddata sydd wedi ei storio ar gyfer y myfyriwr eisoes, pa ddata mae’r CTF yn ei gynnwys, a beth y bydd Arbor yn ei wneud gyda’r wybodaeth o’r CTF o’i mewnforio.

• Tynnwch y ticiau o’r blychau wrth ymyl y wybodaeth nad ydych am ei mewnforio ar gyfer y myfyriwr penodol yma.
• Cliciwch y botwm Cadw a mewnforio wedyn i gadarnhau eich dewisiadau

Cam 3 - Cysylltu myfyrwyr rhwng eich CTF ac Arbor

Nawr eich bod chi wedi sicrhau mai dim ond y data rydych chi ei eisiau a gaiff ei fewnforio wrth lanlwytho’ch CTF, bydd angen i chi sicrhau bod y data yn eich ffeil CTF yn ymwneud â’r myfyrwyr cywir, neu’n creu myfyrwyr newydd lle bo angen.

Mae Arbor yn cysylltu data myfyrwyr yn eich CTF yn awtomatig gan ddefnyddio’r RhUD o’r CTF a’r RhUD ar eu proffil.

Os na all Arbor gysylltu myfyriwr yn y CTF, ond bod gan y myfyriwr yna RhUD yn y CTF, bydd Arbor yn creu myfyriwr newydd yn ddiofyn oni bai eich bod chi’n cysylltu’r myfyriwr â chofnod cyfredol â llaw.

Felly, er mwyn atal dyblygu, rhaid i chi gysylltu’r CTF â phroffil myfyriwr cyfredol â llaw (lle bo hynny’n berthnasol) cyn mynd ati i fewnforio os ydych chi’n sicr fod gan y myfyriwr o dan sylw broffil cyfredol.

Mae rhagor am hyn yma hefyd: Atal proffiliau dyblyg wrth fewnforio CTF
 

Bydd unrhyw fyfyrwyr yn y CTF sydd wedi cael eu cysylltu â phroffil Arbor cyfredol wedi eu marcio (diweddaru Myfyriwr cyfredol: [enw’r myfyriwr]).

Bydd gan unrhyw fyfyrwyr sydd heb gysylltiad (CREU MYFYRIWR NEWYDD) mewn oren wrth ymyl eu henwau.

I’r myfyrwyr sydd wedi eu marcio fel rhai cyfredol, bydd clicio ar eu henw yn gadael i chi wirio Enw, RhUD a dyddiad geni’r myfyriwr yn Arbor, a’r cysylltiad o’r CTF.

Os nad oes cysylltiad yn bodoli ac mae’r myfyriwr wedi ei farcio â (CREU MYFYRIWR NEWYDD), bydd clicio ar y myfyriwr yn agor blwch lle gallwch gysylltu myfyrwyr â chofnod yn Arbor â llaw.

Gadewch y gwymplen Dewis diweddaru myfyriwr yn wag os ydych am greu myfyriwr newydd. Ac, os ydych chi am ddiweddaru cofnod cyfredol myfyriwr yn Arbor, defnyddiwch y gwymplen i ddod o hyd i’r myfyriwr yna a’i ddewis. Bydd unrhyw fyfyrwyr sy’n gysylltiad tebygol yn seiliedig ar eu dyddiad geni a’u henw yn ymddangos ar frig y gwymplen.

Ar ôl dewis myfyriwr i’w ddiweddaru, bydd yr adran Manylion y myfyriwr a ddewiswyd yn darparu rhagor o fanylion ynghylch pa adrannau o gofnod y myfyrwyr sy’n cyd-fynd â’i gilydd. Dylai hyn eich helpu chi i sicrhau eich bod chi’n diweddaru’r myfyriwr cywir.

Cam 4 – Mewnforio eich CTF

Nawr eich bod chi wedi cysylltu eich myfyrwyr â’r cofnodion cywir, ac wedi rhoi gwybod i Arbor pa ddata ar gyfer y myfyrwyr hynny rydych chi am ei ddiweddaru neu ei greu, mae hi’n amser mewnforio eich CTF.

Noder: Nid oes modd gwrthdroi’r cam yma; ar ôl mewnforio myfyriwr, caiff unrhyw newidiadau i’r proffiliau eu cymhwyso yn y fan a’r lle, a dim ond trwy olygu proffil y myfyriwr y gellir eu gwrthdroi. Yn ogystal, ar ôl i chi fewnforio myfyriwr o’ch ffeil CTF, ni chewch ddefnyddio’r botwm Dileu CTF coch ar y dde i ddileu eich lanlwythiad CTF o Arbor.

I fewnforio’r holl fyfyrwyr yn eich CTF yr un pryd, defnyddiwch y botwm Diweddaru / Mewnforio Pob Myfyriwr yn y gornel uchaf ar y dde. Cliciwch Iawn i gadarnhau’r lanlwythiad.

Gallai’r broses diweddaru/mewnforio ar gyfer myfyrwyr yn y CTF gymryd peth amser yn dibynnu ar nifer y myfyrwyr. Bydd hyn yn digwydd yn y cefndir, felly welwch chi ddim newidiadau ar unwaith. Ar ôl cwblhau’r broses mewnforio, bydd hysbysiad (eicon cloch ar ochr chwith Arbor) yn ymddangos. Mae’n bosibl y bydd angen i chi adnewyddu’r dudalen i weld yr hysbysiad hwn.

I fewnforio myfyrwyr unigol/rhai myfyrwyr yn unig, cliciwch ar y myfyriwr/wyr rydych am eu mewnforio a chlicio Mewnforio nawr yn y blwch llithro. Parhewch i wneud hyn nes eich bod wedi mewnforio’r holl fyfyrwyr rydych am eu mewnforio.

Gallwch wirio a yw manylion myfyriwr wedi cael eu mewnforio trwy chwilio i weld a oes tic gwyrdd wrth ymyl eu henwau ai peidio. Os oes e, bu’r lanlwythiad yn llwyddiannus. Ni chewch hysbysiad am fewnforiad unigol.

Mewnforio myfyrwyr penodol y unig

Os ydych am fewnforio data CTF ar gyfer rhai o’r myfyrwyr sy’n gynwysedig yn y CTF yn unig, ni chewch ddefnyddio’r botwm torfol. Bydd angen i chi glicio i mewn i bob myfyriwr rydych am fewnforio data ar eu cyfer.

Os oes llawer o fyfyrwyr gennych, gallai fod yn haws mewnforio’r myfyrwyr yn dorfol, wedyn dileu proffiliau y rhai na fydd yn ymuno â’ch ysgol. Dylid nodi bod hyn yn berthnasol i fyfyrwyr newydd yn unig, ac nid i ddata wedi ei fewnforio ar gyfer myfyrwyr cyfredol.
 

Cam 5 - Dod o hyd i broffiliau a datrys dyblygu

Os ydych chi wedi creu myfyrwyr dyblyg trwy beidio â’u cysylltu â myfyriwr cyfredol, bydd angen i chi ddatrys hyn trwy gyfuno’r proffiliau dyblyg neu trwy ddileu’r proffil newydd a grëwyd a mewnforio’r CTF eto. I gael rhagor o fanylion am y broses yma, darllenwch yr erthygl yma.

Caiff y diweddariadau i broffiliau unrhyw fyfyrwyr a ddiweddarwyd eu gweithredu’n uniongyrchol. Bydd proffil newydd wedi ei greu ar gyfer unrhyw fyfyrwyr newydd rydych chi’n dewis eu creu. Am na fydd unrhyw gofrestriadau ar broffiliau newydd, mae’r rhain yn gallu bod yn anos dod o hyd iddynt o gymharu â dod i hyd i broffil myfyriwr yn y ffordd arferol.

Dyma’r prif opsiynau y gallwch eu defnyddio i ddod o hyd i’r myfyrwyr:

• Defnyddio chwilio ar frig Arbor. Nodwch enw’r myfyriwr a phwyso enter, neu cliciwch Gweld pob canlyniad i weld yr holl ganlyniadau ar gyfer yr enw o dan sylwa. Os na wnewch chi hyn, bydd y chwiliad yn dangos y myfyrwyr â gwybodaeth gofrestru yn unig, ac nid oes manylion o’r fath gan y myfyriwr eto. Ar dudalen canlyniadau’r chwiliad, ffeindiwch y myfyriwr a chliciwch ar eu henw i fynd i’w proffil.
• Defnyddio’r dudalen Myfyrwyr > Pob Myfyriwr > Pori Myfyrwyr. Ar y dudalen hon, cofiwch glicio’r hidlydd Cofrestriad myfyrwyr wedyn clirio’r detholiad yn y gwymplen Cofrestru Myfyrwyr fel ei fod yn wag (fe welwch chi destun llwyd golau sy’n dweud Pob myfyriwr cyfredol a darpar-fyfyriwr ar ôl clirio’r detholiad) a dewiswch Cymhwyso. I ddod o hyd i’r myfyriwr, porwch trwy’r rhestr neu defnyddiwch y chwiliad ar y brig. Cliciwch ar fyfyriwr i fynd i’w proffil.
• Gan ddefnyddio eich Tymor Derbyn (os dewisoch chi bennu tymor derbyn yng ngham un). Ewch i’ch tymor derbyn trwy fynd i Myfyrwyr > Pob Myfyriwr > Ymgeiswyr wedyn clicio ar y Tymor Derbyn sydd ei angen arnoch. I weld trosolwg o’r myfyrwyr yn eich tymor derbyn, cliciwch ar Ymgeiswyr ar y chwith. I weld proffil myfyriwr o’r fan yma, cliciwch ar fyfyriwr, wedyn cliciwch ar eu henw ar frig y blwch llithro (uwchben eu Dyddiad Geni).
   

Y Camau Nesaf

Ar ôl mewnforio unrhyw fyfyrwyr newydd a dod o hyd i’w proffiliau, y cam nesaf ar gyfer myfyrwyr newydd yw eu cofrestru ar gofrestrau. Neu, os defnyddioch chi’r Tymor Derbyn, i reoli eu cais, ewch i: Ymgeiswyr a derbyniadau - Adio, cofrestru ac anfon gohebiaeth