Creu a defnyddio Grwpiau Pwrpasol

Gallwch ddefnyddio grwpiau pwrpasol (neu grwpiau wedi eu diffinio gan ddefnyddwyr mewn systemau eraill) i reoli grwpiau o fyfyrwyr, gwarcheidwaid neu staff, neu gymysgedd o fyfyrwyr, gwarcheidwaid a staff, at ddibenion penodol, fel hidlo ar ein tudalennau adrodd mewnol, neu i gysylltu â nhw.

Dylid nodi na fydd myfyrwyr a gwarcheidwaid yn gallu gweld eu bod mewn grŵp pwrpasol. Os anfonwch chi ohebiaeth at grŵp pwrpasol, ni fydd enw’r grŵp pwrpasol yn ymddangos ar yr ohebiaeth oni bai ei fod yn cael ei ychwanegu â llaw.

Gallwch drefnu Hysbysiadau ar gyfer grŵp pwrpasol, felly os bydd rhywun yn ymuno neu’n ymadael â’r grŵp, bydd y person rydych chi’n ei bennu i dderbyn hysbysiadau yn cael gwybod trwy’r Hysbysiadau ar eu hafan neu trwy e-bost.

Er enghraifft, gallech chi greu grŵp pwrpasol ar gyfer cwsmeriaid Bregus. Gallwch ddefnyddio Adroddiadau Pwrpasol yn:

• Ysgrifennu Adroddiadau Pwrpasol - Defnyddiwch hidlyddion i gynnwys myfyrwyr mewn rhai grwpiau pwrpasol neu eu hepgor.
• Asesiadau - Hidlwch ein tudalennau Dadansoddi fesul grŵp pwrpasol.
• Presenoldeb - Hidlwch y tudalennau Golygu Marciau Torfol i weld a diweddaru marciau presenoldeb.
• Teithiau, Clybiau neu Siop yr Ysgol i gymryd taliadau ar gyfer grŵp penodol o fyfyrwyr, fel ymgeiswyr a fydd yn ymuno’r flwyddyn nesaf
• Ac mae sawl lle arall hefyd!

Caniatâd

• Grŵp Pwrpasol: Gweinyddu - sefydlu grwpiau pwrpasol, rheoli’r gosodiadau ar gyfer hysbysiadau, a rheoli pwy sydd yn y grŵp pwrpasol
• Grŵp Pwrpasol: Gweld - derbyn Hysbysiadau am grwpiau pwrpasol (os nodwyd hynny adeg trefnu) a gweld gwybodaeth sylfaenol am y grŵp pwrpasol

Os nad oes caniatâd gennych, bydd angen i chi ofyn i’ch tîm gweinyddu rhoi caniatâd i chi gan ddilyn y cyfarwyddiadau hyn.
 

Creu Grŵp Pwrpasol

Mae sut y bydd angen i chi fynd ati drefnu eich grŵp pwrpasol yn amrywio ar sail a yw’r grŵp ar gyfer myfyrwyr cyfredol, myfyrwyr fydd yn ymuno yn y dyfodol, neu ar gyfer gweithgareddau a fydd yn digwydd yn y flwyddyn academaidd nesaf.
 

Ar gyfer myfyrwyr cyfredol y flwyddyn gyfredol

1. Ewch i Ysgol > Strwythur yr Ysgol > Grwpiau Pwrpasol neu Myfyrwyr > Cofrestru > Ad Hoc > Grwpiau Pwrpasol
2. Dewiswch y flwyddyn academaidd gyfredol a chlicio’r botwm Adio Grŵp Pwrpasol Newydd.
3. Yn y blwch llithro, adiwch enw grŵp, a dewis Cyfredol yn y blwch Cynnwys myfyrwyr.
4. Cliciwch Creu Grŵp Pwrpasol.

Ar gyfer cyn-fyfyrwyr (wedi eu dadgofrestru)

Mae’r nodwedd yma’n ddefnyddiol pan fo angen cynnwys cyn-fyfyrwyr mewn gohebiaeth neu adroddiadau.
 

Cam 1: Creu grŵp ‘Pob Myfyriwr’ pwrpasol

1. Ewch i Myfyrwyr > Cofrestru > Grwpiau Pwrpasol
2. Gwnewch yn siŵr fod y gwymplen wedi ei gosod i’r flwyddyn academaidd gyfredol
   
    
3. Cliciwch ar y botwm gwyrdd Grŵp Pwrpasol Newydd.
4. Yn y blwch, adiwch enw’r grŵp pwrpasol a dewiswch yr opsiwn i gynnwys Pob un yn y gwnmplen Cynnwys myfyrwyr. Bydd hyn yn eich galluogi i adio cyn-fyfyrwyr.
   
    
5. Cliciwch Creu grŵp pwrpasol.
    

Cam 2: Creu adroddiad pwrpasol

Y ffordd hawsaf o adio myfyrwyr yw trwy deilwra grŵp pwrpasol. Ond gallwch e hadio â llaw hefyd trwy glicio +Adio ar y tab Aelodau (Gweler yr adran Adio Defnyddwyr am ragor o fanylion ar y dull yma

I adio cyn-fyfyrwyr ag adroddiad pwrpaols:

1. Ewch i Ysgol > Ysgrifennu Adroddiad Pwrpasol
2. Cliciwch Creu adroddiad newydd
3. Yn y blwch, gallwch naill ai:
4. Creu adroddiad newydd am Fyfyrwyr
   
   
    
5. Pennu cwmpas y dyddiadau i’r flwyddyn academaidd pan oedd y myfyrwyr yn eich ysgol, er enghraifft y Flwyddyn Academaidd Ddiwethaf.
6. Clicio Hepgor y dewin trefnu
7. Adio hidlyddion i ddangos y myfyrwyr sydd eu hangen arnoch yn unig, er enghraifft, gosod Grŵp Ysgol i Flwyddyn 6.
8. Clicio Cadw a Gweld

Cam 3: Adio myfyrwyr at y grŵp pwrpasol

1. Ticiwch enwau’r myfyrwyr rydych chi am eu hadio.

2. Cliciwch Gweithred torfol > Adio at grŵp pwrpasol.

   
    

3. Yn y blwch, dewiswch yr opsiwn Adio at Grŵp sy’n Bodoli Eisoes i’w hadio at y grŵp pwrpasol a grëwyd yng Ngham 1.

Nawr eich bod chi wedi adio’r myfyrwyr at y grŵp pwrpasol, gallwch ddewis y grŵp yma wrth lunio cysylltiadau, er enghraifft:

Nodyn: Ni fydd defnyddio’r Gweithred Torfol o’r grŵp pwrpasol ei hun yn gweithio i fyfyrwyr oedd yn arfer bod ar y gofrestr, Ni fydd gweithred swmp o’r grŵp yn llenwi’r maes At ar gyfer myfywyr a ymadawodd mewn blwyddyn academaidd flaenorol, rhaid gosod y grŵp pwrpasol yn y maes At â llaw.

Ar gyfer ymgeiswyr a derbyniadau eleni, neu deithiau, clybiau neu Siop yr Ysgol ar gyfer y flwyddyn nesaf

Mae’r nodwedd yma’n ddefnyddiol os ydych chi am gymryd taliadau ar gyfer taith fydd yn digwydd y flwyddyn nesaf, wrth argraffu labeli neu ar gyfer Taflenni Casglu Data ar ymgeiswyr. Nid oes angen trefnu’r rhain ar gyfer gohebiaeth - gallwch weld sut i ddefnyddio ein segmentau y tu allan i’r blwch yma.

Ewch i Ysgol > Strwythur yr Ysgol > Grwpiau Pwrpasol neu Myfyrwyr > Cofrestru > Ad Hoc > Grwpiau Pwrpasol. Dewiswch y flwyddyn academaidd gyfredol os ydych chi’n trefnu ymgeiswyr a derbyniadau neu deithiau, a defnyddiwch y flwyddyn academaidd nesaf ar gyfer clybiau gofal cofleidiol (gweler sut i drefnu’r flwyddyn academaidd nesaf yma) wedyn cliciwch ar y botwm Adio Grwp Pwrpasol Newydd.

Am ddewis myfyrwyr a fydd yn ymuno â’ch ysgol y flwyddyn nesaf? Newidiwch y gwymplen myfyrwyr i Pob Un. Wrth adio myfyrwyr yn ddiweddarach, bydd angen i’r dyddiadau fod ar gyfer y flwyddyn academaidd gyfredol, nid y flwyddyn nesaf.

Nodiadau pwysig ar grwpiau pwrpasol ar gyfer y flwyddyn nesaf

Ni fydd grŵp pwrpasol sy’n cael ei greu ar gyfer y flwyddyn academaidd nesaf yn weithredol nes bod y flwyddyn yna’n dechrau. Ni fydd modd e-bostio’r grŵp, ac ni fydd aelodau’n ymddangos yn rhestrau clybiau nes bod y flwyddyn academaidd newydd yn dechrau. Os oes angen i chi gysylltu â’r teuluoedd yma cyn hynny, crëwch y grŵp yn y flwyddyn academaidd gyfredol. Rydyn ni’n argymell hepgor hen grwpiau o flynyddoedd academaidd blaenorol o’r rheolau prisio. Gallai grŵp sy’n dal i fod yn gysylltiedig â’r flwyddyn ddiwethaf gadw’r hen brisiau’n weladwy i rieni mewn Clybiau, Teithiau a Siop yr Ysgol.

Ni fydd ymgeiswyr heb gofrestriad yn ymddangos wrth lawrlwytho rhestrau myfyrwyr neu adroddiadau pwrpasol o’r grŵp; bydd y lawrlwythiad yn aros yn wag. Gallwch naill ai eu cofrestru â dyddiad dechrau yn y dyfodol, neu ddefnyddio’r llwybr adroddiadau ar ymgeiswyr yn lle. I gael rhagor o fanylion am gofrestru eich ymgeiswyr, gweler Cam 6 yn Y broses ar gyfer ymgeiswyr yn Arbor yn ein canllawiau yma.
 

Adio Defnyddwyr

Adio Myfyrwyr, Gwarcheidwaid neu Staff â Llaw

Os oes gennych bobl benodol y mae angen eu cofrestru mewn grŵp pwrpasol, gallwch eu hadio â llaw trwy eu dethol.

O’r tab Aelodau, cliciwch +Adio yn yr adran Aelodau Cyfredol a Darpar-aelodau.

Dewiswch y bobl i’w cofrestru yn y grŵp yma ac amrediad dyddiadau eu cofrestriad yn y grŵp, wedyn cliciwch Adio Aelodau.

Adio grŵp mawr o fyfyrwyr yr un pryd

I adio grŵp blwyddyn, carfan neu restr wedi ei hidlo yn eu cyfanrwydd heb ddewis myfyrwyr fesul un, adeiladwch Adroddiad Pwrpasol wedi ei hidlo ar gyfer y myfyrwyr rydych am eu cynnwys, ticiwch enwau’r myfyrwyr yn y canlyniadau, wedyn defnyddiwch Gweithred Dorfol > Adio at grŵp pwrpasol. Mae hyn yn gweithio yn y rhan fwyaf o adrannau Arbor lle gwelwch chi flychau ticio wrth ymyl enwau myfyrwyr, a dyma’r dull a argymhellir ar gyfer grwpiau mawr.

Cofrestru Myfyrwyr yn Awtomatig

Os oes gan yr holl fyfyrwyr rydych am eu hadio at eich grŵp pwrpasol nodweddion tebyg, fel nodweddion demograffaidd neu % presenoldeb penodol, gallwch eu hadio’n awtomatig gan ddefnyddio’r meini prawf aelodaeth.

Dim ond os yw eich grŵp pwrpasol wedi ei osod i gynnwys Myfyrwyr Cyfredol yn unig y bydd yr opsiwn yma ar gael. Os na, ni fyddwch chi’n gweld yr opsiwn meini prawf aelodaeth awtomatig.
 

Adio myfyrwyr gan ddefnyddio meini prawf aelodaeth awtomatig

Mae adio aelodaeth awtomatig at Grwpiau Pwrpasol o fyfyrwyr yn eich galluogi chi i greu Grŵp Pwrpasol sy’n gallu newid yn rheolaidd. Er enghraifft, myfyrwyr Blwyddyn 1 â phresenoldeb dros 80% yr wythnos hon.

Noder: Bydd defnyddio cofrestriad awtomatig yn gwrth-wneud unrhyw fyfyrwyr a adiwyd at y grŵp â llaw ac yn eu tynnu o’r grŵp.

Ar ôl creu’r Grŵp Pwrpasol, gallwch ddewis a phennu’r meini prawf aelodaeth. Cliciwch ar y tab Trefnu ac ewch i’r adran Meini Prawf Aelodaeth Awtomatig.

Gan ddefnyddio’r gwymplen, dewiswch y meini prawf ar gyfer aelodaeth awtomatig. Yn yr esiampl yma, rydw i am gynnwys myfyrwyr â chanran penodol o farciau Absenoldeb Anawdurdodedig. Wedyn cliciwch Adio Meini Prawf Aelodaeth.

Yn y blwch llithro sy’n ymddangos, adiwch y dyddiadau cymwys ar gyfer y meini prawf, ac unrhyw amodau hidlo perthnasol.

O ran y dyddiadau, gallwch naill ai dewis:

• Dyddiadau perthnasol - amrediad treigl ‘deinamig’ o ddyddiadau a fydd yn newid yn awtomatig. Yn yr esiampl isod, bydd ‘tymor blaenorol’ yn newid yr amrediad o ddyddiadau bob tymor i edrych ar y tymor blaenorol, felly pob tymor caiff y grŵp pwrpasol ei ddiweddaru i gynnwys myfyrwyr â chofnod absenoldeb o dros 15%.
• Dyddiadau pwrpasol - ni fydd amrediadau pwrpasol o ddyddiadau yn diweddaru’n awtomatig, a bydd angen eu diwygio â llaw i ddod â gwahanol fyfyrwyr i mewn i’r grŵp.

Wedyn cliciwch ar Adio Maen Prawf Aelodaeth.

Beth y gallwch ei ddefnyddio i hidlo: Mae meini prawf aelodaeth awtomatig yn defnyddio rhestr sefydlog o nodweddion demograffaidd a mesuriadau (% presenoldeb, pwyntiau ymddygiad, cymhwyster i gael prydau ysgol am ddim/premiwm disgyblion, grŵp blwyddyn, dosbarth cofrestru, statws ASS ac eraill). Ni fydd pob maes ar broffil y disgybl ar gael - yn benodol, nid yw meini prawf sy’n seiliedig ar rybuddion pwrpasol, codau ymddygiad unigol, neu statws ‘yn arfer’ (fel ‘yn arfer derbyn gofal’) yn cael eu cynnal ar hyn o bryd. Os nad yw’r maes sydd ei angen arnoch yn y rhestr, lluniwch Adroddiad Pwrpasol yn lle gan ychwanegu’r canlyniadau at y grŵp â llaw (gweler ‘Adio grŵp mawr o fyfyrwyr yr un pryd’ uchod).

I ddileu cofrestriad awtomatig, ewch nôl i’r tab Trefnu a dewis y blwch ticio wrth ymyl y meini prawf, wedyn cliciwch ar y botwm Gweithred dorfol.

Trefnu Hysbysiadau ar gyfer Grwpiau Pwrpasol

Trwy drefnu hysbysiadau ar gyfer grwpiau pwrpasol, gallwch chi neu aelodau eraill o staff gael hysbysiad pan:

• fo myfyrwyr yn dod yn gymwys ar gyfer grŵp penodol
• fydd balans cyfrif i dalu am brydau bwyd yn isel
• fydd presenoldeb disgybl yn disgyn yn is na lefel benodol

Awgrym: Rydyn ni’n awgrymu gosod hysbysiadau ar gyfer grwpiau pwrpasol ar ôl adio’r aelodau at y grŵp pwrpasol (â llaw neu gan ddefnyddio meini prawf awtomatig). Mae hynny’n golygu nad yw staff yn derbyn nifer o hysbysiadau wrth i chi lwytho aelodau i’r grŵp.
 

Trefnu’r hysbysiadau

I drefnu hysbysiadau, ewch i’r tab Trefnu a chlicio ar Hysbysiadau grwpiau pwrpasol

Dewiswch a ydych am hysbysu staff am fyfyrwyr sy’n:

• Ymuno
• Ymadael
• Ymuno ac yn ymadael
• Dim - ailosod eich gosodiadau i Heb ei drefnu

Dewiswch pa staff i’w hysbysu. Gallwch ddewis sawl un:

• Ar sail rôl mewn perthynas â’r myfyriwr e.e. Pennaeth Blwyddyn - rhaid i’r staff fod yn gysylltiedig â’r myfyriwr yn y rôl yma, nid bod â’r rôl busnes yn unig.
• Aelodau penodol o staff

Dewiswch sut i hysbysu. Gallwch ddewis un o’r rhain neu’r ddau:

• E-bost - bydd hyn yn mynd i’r cyfeiriad e-bost diofyn ar broffil yr aelod o staff
• Hysbysiad ar eu tudalen hafan

Os dewiswch dim ar gyfer unrhyw opsiwn, ni chaiff unrhyw Hysbysiadau eu hanfon.

Bydd hyn yn cychwyn yr hysbysiadau - gallwch glicio ar y blwch i gael rhagor o wybodaeth neu i olygu’r manylion.

Derbyn hysbysiadau

Awgrym: Bydd staff yn derbyn hysbysiadau ar gyfer myfyrwyr sydd wedi ymuno neu ymadael â’r grŵp ar ôl i’r grŵp gael ei sefydlu yn unig.

Bydd y staff a ddewiswyd i gael hysbysiadau’n derbyn neges e-bost o gyfeiriad e-bost yr ysgol. Gallwch weld manylion y cyfeiriad e-bost yn yr adran Manylion Cyswllt o dan Ysgol > Manylion yr Ysgol.

Bydd y staff a ddewiswyd i dderbyn hysbysiadau trwy’r dudalen hafan yn eu gweld yn yr adran Hysbysiadau.

Cliciwch ar yr hysbysiad i weld manylion y grŵp pwrpasol. Dylid nodi, os nad oes gennych ganiatâd Grŵp Pwrpasol: Gweinyddu, ni chewch glicio i mewn i’r manylion Trefnu Hysbysiadau.

Tynnu myfyriwr o grŵp pwrpasol

Ar gyfer myfyrwyr a Gofrestrwyd â Llaw

Ewch i’r tab Aelodau.

O dan Aelodau a Darpar-aelodau, ticiwch y blychau wrth enwau’r myfyrwyr perthnasol wedyn clicio ar y botwm Gweithred dorfol.

Cliciwch Dileu aelodau.

Adiwch Dyddiad gorffen a chlicio Dileu aelodau.

Os yw’r dyddiad gorffen yn y dyfodol, byddan nhw’n aros yn tab Aelodau Cyfredol a Darpar-aelodau y grŵp tan y dyddiad gorffen, ac yn mynd i Cyn-aelodau ar waelod y tab Aelodau wedyn.
 

Ar gyfer Cofrestriadau Awtomatig

Os yw myfyriwr yn rhan o grŵp pwrpasol yn sgil meini prawf cofrestru awtomatig y grŵp yna, bydd angen i chi ddileu’r meini prawf cofrestru awtomatig.
 

Symud myfyriwr rhwng grwpiau pwrpasol

Ar gyfer myfyrwyr a Gofrestrwyd â Llaw

Os oes angen symud myfyriwr o un grŵp i grŵp arall, ewch i’r tab Aelodau.

Ticiwch y blychau wrth enwau’r myfyrwyr perthnasol, wedyn clicio’r botwm Gweithred dorfol. I drosglwyddo, dewiswch Trosglwyddo aelodau.

Yn y blwch llithro, dewiswch y grŵp rydych chi am drosglwyddo’r myfyrwyr iddo, wedyn clicio Trosglwyddo aelod. Wedyn, ar yr amod bod y grŵp arall yn defnyddio cofrestriadau â llaw, byddan nhw’n ymddangos yn y rhestr o aelodau ar gyfer grŵp arall.
 

Ar gyfer myfyrwyr a Gofrestrwyd yn Awtomatig

Ni allwch symud myfyrwyr a gofrestrwyd yn awtomatig yn uniongyrchol o un grŵp i grŵp arall, felly ni welwch chi’r opsiynau Trosglwyddo aelodau neu Dileu aelodau yn y rhestr Gweithredoedd torfol.

Yn hytrach, bydd angen i chi ddileu’r cofrestriad awtomatig o un grŵp, a’i adio at y grŵp arall.

I ddileu cofrestriad awtomatig, ewch i’r tab Trefnu.

Cliciwch y blychau wrth ymyl y meini prawf rydych am eu dileu, wedyn y botwm Gweithred dorfol.

Ar ôl cadarnhau’r newidiadau, ni fydd y myfyrwyr a gofrestrwyd yn rhan o’r meini prawf aelodaeth rydych chi wedi eu dileu yn aelodau o’r grŵp mwyach.

Cymryd camau pellach neu anfon gohebiaeth

Yn ogystal â defnyddio’r grŵp pwrpasol ar draws eich safle, gallwch gymryd camau oddi mewn i’r grŵp ei hun hefyd.

Yn syml, ticiwch y blychau wrth ymyl enwau’r myfyrwyr, cliciwch ar y botwm Gweithred dorfol i gofnodi digwyddiadau neu bwyntiau ymddygiad, adio myfyrwyr at ymyriadau neu anfon negeseuon e-bost.

Dileu grŵp pwrpasol

Gallech ddewis dileu grŵp pwrpasol rydych chi wedi ei greu os nad oes ei angen mwyach.

I wneud hynny, ewch i Ysgol > Strwythur yr Ysgol > Grwpiau Pwrpasol.

Dewiswch y grŵp pwrpasol, wedyn cliciwch Dileu’r Grŵp ar y dde.

Cwestiynau Cyffredin

A allaf i gymryd cofrestr o Grŵp Pwrpasol?

Na allwch - dim ond o slot ar amserlen y gallwch gymryd cofrestr, nid yn uniongyrchol o grŵp pwrpasol.

Er mwyn cymryd cofrestr, bydd angen i’r myfyrwyr yn y grŵp pwrpasol fod wedi cofrestru ar Gwrs neu Ymyriad, neu wedi cael eu hadio fel rhywun fydd yn cymryd rhan mewn Clwb neu Daith.