Negeseuon e-bost yn methu ag anfon neu’n mynd i’r ffolder sothach - Trefnu Cofnod DMARC ac SPF

Os nad ydych chi wedi galluogi’r nodweddion DMARC neu DKIM ar eich parth, mae’n bosibl na fydd negeseuon a anfonir gan ddefnyddio Arbor yn cyrraedd, neu efallai y byddan nhw’n mynd i ffolderi sothach y rhai oedd i fod i’w derbyn.

Mae cofnodion DMARC ac SPF yn marcio’ch parth e-bost fel un diogel, gan leihau’r tebygolrwydd na fydd y negeseuon yn cyrraedd yn ôl y bwriad.

Gallwch ddilyn y canllaw hwn i drefnu hyn.

DMARC a DKIM

Protocolau diogelwch ar gyfer e-bost yw Dilysu, Adrodd a Chydymffurfiaeth Negeseuon yn Seiliedig ar Barth (DMARC) ac E-byst a Ddynodwyd ag Allweddau Parth (DKIM). Bwriad DKIM yw dilysu a yw e-bost yn ddilys, ac mae DMARC yn awgrymu beth i’w wneud ag e-byst nad ydynt yn ddilys.

Rydyn ni’n argymell defnyddio DMARC, ac ychwanegu cofnodion CNAME TXT DNS at eich darparydd lletya DNS.

NODYN: Ers Chwefror 2024, mae rhai o’r darparwyr e-bost mwyaf wedi cyflwyno set newydd o ofynion y mae angen i anfonwyr eu bodloni er mwyn i e-byst gyrraedd eu tanysgrifwyr yn ôl y disgwyl. Mae hyn yn cynnwys y gofyniad fod gan yr anfonwyr gofnod TXT DMARC yn eu parth DNS.
 

SPF

Mecanwaith sy’n seiliedig ar DNS yw’r Fframwaith Polisi Anfonwyr (SPF) i awdurdodi IPs i anfon o barth.

Mae’r erthyl hon yn cynnwys manylion y cofnod SPF y gallwch ei greu i ddangos bod Arbor yn anfonwr dilys.
 

Nodyn ar gyfeiriadau e-bost .uk.com a Gmail

Os yw eich ysgol yn defnyddio parthau e-bost sy’n gorffen gyda .uk.com (e.e. ysgol.enghreifftiol@ysgolenghreifftiol.uk.com), gallech gael problem wrth anfon negeseuon e-bost at ddefnyddwyr Gmail, hyd yn oed os ydych chi wedi sefydlu SPF/DMARC.

Mae hyn yn digwydd am nad yw .uk.com yn wir Parth Lefel Uchaf (TLD), a bydd hidlyddion diogelwch Gmail yn aml yn marcio’r negeseuon hyn fel rhai yn amheus.

Mae hyn y tu hwnt i reolaeth Arbor, cyfyngiad yn Gmail ei hun yw hi. Cysylltwch â Gmail am ragor o fanylion a chymorth yn hyn o beth os oes angen.

Oherwydd hyn, mae Arbor yn argymell y camau canlynol er mwyn sicrhau bod negeseuon e-bost yn cyrraedd yn ôl y bwriad:

• Defnyddiwch barthau nad ydynt yn gorffen gyda .uk.com os ydych am anfon negeseuon e-bost trwy Arbor, dim ots a ydych chi’n anfon negeseuon fel staff neu fel ysgol. Gellir diweddaru cyfeiriadau e-bost eich ysgol yn Ysgol > Manylion yr Ysgol ac ar broffiliau’r staff.
   

Gosod DMARC

Cam 1 - Os nad ydych wedi gwneud hyn yn barod, adiwch bolisi DMARC (gan gynnwys cofnodion DKIM ac SPF)

Mae’r broses ar gyfer gwneud hyn yn amrywio yn dibynnu ar eich darparydd DNS. Er enghraifft:

• Cyfarwyddiadau ar gyfer GSuite
• Cyfarwyddiadau ar gyfer Office 365

Os nad ydych chi’n siŵr a ydych wedi trefnu polisi DMARC ai peidio, defnyddiwch MxToolbox i ddilysu hyn:

1. Teipiwch eich parth i mewn i’r blwch ‘Chwilio am unrhyw beth..’
2. Dewiswch 'MX Lookup' o’r gwymplen
3. Cliciwch ar y botwm 'MX Lookup' i gychwyn y prawf

Os yw’r polisi DMARC yn dangos 'Heb ei alluogi', bydd angen i chi ei drefnu. Gweler isod:

Cam 2 - Rhannwch y parthau e-bost rydych chi’n eu defnyddio â’ch Tîm Cymorth

Rhannwch yr holl barthau rydych chi am eu defnyddio wrth anfon e-byst o Arbor. Fel rheol, bydd gan ymddiriedolaethau barth canolog y gall staff canolog ei ddefnyddio, ac is-barth ar gyfer pob ysgol unigol.

• Os ydych chi’n cael cymorth partner, dylech anfon y manylion yn uniongyrchol at eich partner cymorth
• Os ydych chi’n cael cymorth Arbor, anfonwch y manylion i dmarc.request@arbor-education.com

Cofiwch gynnwys:

• Eich enw
• Eich e-bost
• Enw ac e-bost eich rheolwr/cymorth TG - dyma’r person y byddwn ni’n cysylltu â nhw gyda’ch cofnodion CNAME.
• Eich Parth(au), e.e. ‘arbor-education.com’
• Linc i’ch safle Arbor
• Os ydych chi’n cael Cymorth Arbor, darparwch y cod 1059 hefyd

Byddwn ni’n cynhyrchu cofnodion DNS penodol ar gyfer eich parth i chi eu hychwanegu.

Cam 3 - Adio cofnodion DNS at eich darparydd lletya

Pan fyddwch chi wedi anfon y parthau e-bost sy’n cael eu defnyddio am bob parth atom ni, byddwn ni’n darparu set o dri chofnod CNAME atoch ac yn awgrymu cofnod TXT i’w ychwanegu at eich darparydd. Bydd y rhain yn dangos yn glir fod Arbor yn anfonwr dilys ar gyfer eich parthau penodol.

NODYN: Os oes cofnod TXT DMARC gennych eisoes, peidiwch ag ychwanegu’r cofnod TXT a awgrymir. Dylech gadw eich cofnod TXT gwreiddiol fel y mae.

Gweler isod esiampl o sut y byddai manylion y cofnod DNS yn edrych:

I adio cofnod newydd:

1. Ewch i gofnodion DNS eich parth
2. Adiwch bob cofnod at eich parth DNS, gan ddewis a ydych chi’n adio cofnod CNAME neu TXT
3. Gwiriwch a fydd eich darparydd yn adio’r parth at y maes Lletya’n awtomatig ai peidio. Os felly, bydd angen i chi adio’r maes Lletya heb gynnwys y parth (e.e. adio ‘em6789’ yn hytrach na ‘em6789.eichparth.org.uk)
    
4. Crëwch bob cofnod gyda’r Maes lletya a’r Maes Gwerth cyfatebol a roddwyd
5. Cadwch eich cofnod

Gweler isod sut y gallai hyn edrych ar gyfer eich darparydd wrth i chi ychwanegu eich cofnodion:

Cam 4 – Gwnewch yn siŵr eich bod chi wedi adio’r cofnodion yn gywir

Pan fyddwch chi wedi adio’r cofnodion a ddarparwyd, gallwch wirio eu bod wedi cael eu hychwanegu’n gywir gan ddefnyddio MxToolbox.

Bydd angen i chi wirio pob cofnod DNS yn unigol.

I wirio pob un o’r cofnodion CNAME, defnyddiwch ‘Chwilio CNAME’. Gweler isod:

I wirio eich cofnod TXT, defnyddiwch ‘Chwilio TXT’. Gweler isod:

Cam 5 - Dywedwch wrthym ni eich bod chi’n barod i fynd

Ar ôl ychwanegu’r cofnodion a ddarperir gennym ni, rhowch wybod i ni fel y gallwn ni ddilysu bod popeth yn gweithio. Wedyn, dylech fod yn gallu anfon negeseuon o Arbor yn ddiogel trwy eich parthau!
 

Cam 6 - Adio Cofnod SPF

Gallwch adio cofnod SPF ar eich polisi e-bost i nodi bod Arbor yn anfonwr dilys.

Dyma’r data i’w adio at eich cofnod SPF i ddynodi bod Arbor yn anfonwr dilys:

ip4:159.183.204.6 ip4:168.245.59.25 ip4:167.89.50.102 ip4:50.31.43.182

NODYN: nid yw’r esiampl yma’n cynnwys cofnodion SPF eraill sydd gennych eisoes, neu y mae angen eu cynnwys ar gyfer gwasanaethau eraill fel Microsoft O365 neu Google Workspace. Er enghraifft, gallai cofnod SPF cyflawn ar gyfer O365 edrych yn debyg i hyn:

v=spf1 include:spf.protection.outlook.com ip4:159.183.204.6 ip4:168.245.59.25 ip4:167.89.50.102 ip4:50.31.43.182 -all